Estimados clientes:

El Gobierno panameño ha promulgado la Ley 52 de 27 de octubre de 2016, la cual entra en vigencia este 1 de enero de 2017. En esta Ley se establece la obligatoriedad de mantener registros contables para determinadas personas jurídicas que no realizan operaciones que se perfeccionen o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá.

En consideración al requerimiento de mantener registros contables, es importante tener en cuenta lo siguiente:

1. La obligación de llevar registros contables y documentación de respaldo a todas las personas jurídicas panameñas, lo que incluye a las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada o de cualquier otro tipo con fines mercantiles, así como a las fundaciones de interés privado.

2. Los registros contables y la documentación de respaldo deberán mantenerse y estar disponibles por un periodo no menor de cinco (5) años, contados a partir del último día calendario dentro del cual las transacciones para las que aplican estos registros fueron completadas, o del último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones.

3. Los registros contables y documentación de respaldo deberán mantenerse en las oficinas del Agente Residente o en cualquier lugar dentro o fuera de la República de Panamá. En este último caso se le deberá proveer por escrito al Agente Residente por escrito la dirección física donde se encuentren y los datos de la persona que los mantiene bajo su custodia, y se le deberá notificar cualquier cambio en dichos datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la aprobación del mismo. De igual forma, los registros contables y documentación de respaldo debe estar disponibles por un periodo no menor de cinco (5) años, contados a partir del último día calendario dentro del cual las transacciones para las que aplican estos registros fueron completadas, o del último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones

4. En caso de que la autoridad competente solicite los registros contables, se le deberá proveer los mismos al Agente Residente dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación de dicho agente, de lo contrario este se verá obligado a renunciar dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente al incumplimiento de entrega por parte de dicha persona jurídica.

Si el Agente Residente no inscribe la renuncia antes mencionada en el plazo señalado, es decir, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al incumplimiento de entrega por parte de dicha persona jurídica, la autoridad competente le impondrá una sanción por la suma de QUINIENTOS DOLARES (US$500.00), y ordenará al Registro Público de Panamá la remoción definitiva del Agente Residente persona jurídica y adicionalmente el Agente Residente no podrá volver a ser inscrito en el cargo de Agente Residente para la misma persona jurídica.

5. La persona jurídica que incumpla las obligaciones anteriormente descritas, será multada por autoridad competente con la suma de MIL DOLARES (US$1,000.00) más un monto de CIEN DOLARES (US$100.00) por cada día transcurrido sin que se subsane el incumplimiento.

DISPOSICIONES ADICIONALES:

• Los registros indispensables de contabilidad son un diario y un mayor. Las sociedades mercantiles deberán llevar además un registro de Actas y Registro de Accionistas, de cuotas o de aportes de participación patrimonial. 


• Se suspenderán los derechos corporativos a las personas jurídicas que luego de noventa (90) días de la renuncia de su Agente Residente, no hayan designado a un nuevo agente, así como también aquellas que incurran en su morosidad en el pago de su tasa única por 3 años consecutivos, previa orden de la Dirección General de Ingresos (DGI). 


• Luego de la inscripción ante el Registro Público de Panamá de la suspensión de los derechos corporativos se entrará en un periodo de dos (2) años en el que la persona jurídica podrá ser reactivada pagando una multa de MIL DOLARES (US$1,000.00) y, subsanando las causales de la suspensión. En caso de no reactivarse la persona jurídica dentro de los dos (2) años, se entenderá disuelta de manera definitiva y se iniciará con el proceso de liquidación de conformidad con lo dispuesto en la ley. 


• Se exige como requisito para el cambio de Agente Residente, la presentación de una certificación por parte del Agente Residente actual de que no se le adeudan honorarios por el ejercicio de su cargo. 


• El Agente Residente podrá renunciar en cualquier momento a las personas jurídicas cuando expresen que han perdido la comunicación requerida con los órganos de administración o cuando no haya recibido el pago de sus honorarios de Agente Residente por tres (3) años consecutivos. 


• Esta ley comienza a regir a partir del 1 de enero de 2017.

Definiciones contenidas en la ley 52 de 27 de octubre de 2016. 


• Registros Contables: Datos que indique clara y precisamente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos y patrimonio y permitan determinar la situación financiera de la persona jurídica, así como preparar estados financieros de dicha persona jurídica 


• Documentación de Respaldo: Contratos, facturas, recibos o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por una persona jurídica.
La amplitud de registros contables dependerá de la complejidad y magnitud de la actividad a la que se dedique la persona jurídica. 


• Organismos de Administración: Directores, administradores consejo fundacional o cualquier otro órgano que administre una persona jurídica. 


• Autoridad Competente: La Dirección General de Ingresos del Ministerio de 
Economía y Finanzas de la República de Panamá. 


• Persona Jurídica: Toda sociedad anónima, de responsabilidad limitada o de 
cualquier otro tipo con fines mercantiles, así como fundación de interés privado, constituida y vigente de acuerdo con las Leyes de la República de Panamá.